(Unila): Dalam rangka pengembangan arsip universitas di Indonesia, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Universitas Lampung (Unila) menandatangani nota kesepahaman hari ini, Jumat (21/11). Penandatanganan nota kesepahaman dilakukan langsung Kepala Arsip Nasional RI Drs. Mustari Irawan, M.P.A., dan Rektor Unila Prof. Dr. Ir. Sugeng P. Harianto, M.S.,di ruang sidang Rektorat lantai II.
Mustari dalam sambutannya mengatakan, kesepakatan dilakukan guna memberdayakan dan menyelamatakan arsip yang berkaitan dengan dokumen penting di perguruan tinggi, termasuk Unila. Kerja sama yang dibangun dengan Unila ini adalah yang kedua di Sumatera setelah Universitas Sriwijaya. Dalam rangka pengembangan arsip universitas di Indonesia, ANRI juga telah bekerja sama dengan beberapa universitas negeri seperti UI, UGM, UNDIP, IPB, UT, dan UNPATI.
“Keinginan kami untuk melakukan kerja sama ini adalah niat keinginan yang ikhas demi kemajuan bersama, untuk Unila, juga untuk pengembangan arsip nasional. Kami melihat ini sangat penting karena perguruan tinggi merupakan pusat peradaban dan pengetahuan. Akan banyak dilahirkan karya-karya ilmiah dan intelektual yang dapat diberikan oleh bangsa ini. Oleh karena itu semua hal-hal terkait harus disimpan di mana fungsi itu dilakukan oleh lembaga kearsipan,” ujarnya.
Pihaknya mengapresiasi upaya pengembangan Unila dengan membentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan. Kendati demikian Mustari mengingatkan, tugas dan tantangan sebagai unit baru akan sangat besar sekali karena merupakan lembaga penyimpan arsip-arsip statis yang berisi khasanah kekayaan intelektual Unila. Terlebih, karya-karya ilmiah tersebut berasal dari seluruh fakultas di kampus setempat.
“Seluruh dokumen penting, termasuk juga hasil-hasil penelitian baik yang berasal dari mahasiswa maupun dosen akan disimpan di UPT ini. Arsip-arsip tersebut adalah monumental penting bagi Unila,” tandasnya.
Dalam penyampaian materinya Mustari juga menjelaskan, berdasarkan pasal 6 ayat 4 UU No 43 tahun 2009 tentang kearsipan, penyelengaraan kearsipan universitas menjadi tanggung jawab perguruan tinggi (PT) dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan setempat. Arsip yang dihasilkan PT merupakan informasi terekam (recorded information) atas pelaksanaan fungsi da tugas PT sebagai lembaga pendidikan, riset, dan pengabdian masyarakat. Arsip yang dihasilkan PT merupakan refleksi capaian iptek dan benteng peradaban suatu bangsa.
Arsip universitas adalah program terpadu yang terdiri atas kebijakan, sumberdaya manusia, kegiatan dan fasilitas yang tersedia untuk merawat dan memelihara arsip yang merupakan warisan kegiatan universitas untuk kepentingan pengguna secara lebih mudah. Tujuannya untuk menilai, menyimpan, mengolah, menyajikan, dan merawat arsip yang bernilai guna tinggi untuk kepentingan internal perguruan tinggi dan untuk kepentingan publik.
Contoh jenis arsip perguruan tinggi yakni dokumen hukum atau peraturan perundangan. Misalnya anggaran dasar, peraturan perundang-undangan, arsip vital atau kopi backup yang dibuat dari program arsip vital setiap kampus, pernyataan kebijakan dan laporan (bersama-sama dengan dokumen pendukungnya), notulen rapat, memo substantif, korespondensi, dan file subyek institusi.
Selain itu ada pula laporan-laporam studi mandiri dan kunjungan akreditasi, anggaran tahunan dan audit, kantor perizinan, lembaga penelitian, hubungan universitas-hubungan masyarakat baik di dalam dan di luar kampus, serta pengembangan (penggalangan dana).
Aspek yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan arsip universitas di lingkungan PT membutuhkan kebijakan, norma, pedoman, standar, kriteria (NSPK), sistem pengelolaan arsip dinamis dan statis, prasarana dan sarana, SDM, dan anggaran. Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis yakni akuisisi arsip, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, akses arsip statis.
Senada dengan Mustari, Sugeng dalam sambutannya juga mengungkapkan hal terkait beban dan tanggung jawab UPT Kearsipan yang baru dibentuk. Menurutnya, bagi UPT baru ini adalah beban untuk melakukan pembinaan dan pengembangan. Namun demikian ini tetap harus dibangun sehingga nanti proses kearsipan penelitian, riset baik dari mahasiswa maupun dosen dapat disimpan dengan baik dan diberdayagunakan.
“Arsip sepertinya sepele, tapi tidak demikian. Oleh karena itu saya meminta bantuan dan dukungannya untuk bersama-sama mengembangkan kearsipan di Unila sehingga akhirnya arsip yang dinamis bisa menjadi arsip yang statis,” tandasnya.[] Inay
