(Unila) : Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) Universitas Lampung (Unila) Prof. Dr. Satria Bangsawan, S.E., M.Si., menyatakan, kampusnya berhasil menerapkan standar operasional prosedur (SOP) administrasi akademik berbasis pelayanan. Dampaknya, layanan akademik kini jauh lebih efektif dan efisien.
“Setiap kegiatan administrasi akademik yang kita lakukan sejatinya adalah bentuk layanan bagi mahasiswa dan alumni. Mindset seperti ini harus dipahami setiap karyawan. Dari level pimpinan hingga staf adalah pelayan mahasiswa,” ujarnya, memaparkan landasan filosofi dari sistem layanan akademik yang telah dibangun sejak 2010.
Administrasi akademik FEB menurut Satria, mencakup SOP yang disusun dan dibuat berbasis fungsi kerja. Sistem operasional yang disusun FEB diterjemahkan dari peraturan akademik universitas. Dengan adanya SOP, seluruh kegiatan akademik bisa dihitung berdasarkan satuan waktu.
Guru Besar kedua dari FEB Unila ini mencontohkan, dalam kondisi normal proses legalisir ijazah mahasiswa dan alumni dapat dilakukan hanya dalam beberapa jam. Namun dalam keadaan tidak normal, misalnya, pimpinan sedang mengikuti rapat atau berada di luar kota, proses tersebut akan membutuhkan waktu lebih lama.
Contoh lain penerapan SOP adalah dalam pengaturan Ujian Akhir Semester (UAS). Setiap mahasiswa yang ingin mengikuti UAS harus memenuhi beberapa syarat. Di antaranya memiliki kartu rencana studi (KRS), menunjukkan bukti pembayaran SPP, dan kartu tanda mahasiwa (KTM). Setiap mahasiswa yang sudah memenuhi syarat akan diberi kartu tanda ujian.
“Jadi sudah jelas mata kuliah yang diambil, ruangannya di mana, nanti di sana sudah tertera nomor-nomor ujian tiap peserta. Sehingga tidak ada lagi cerita mahasiswa tarik-tarik kursi, atau pindah bangku, apalagi bekerja sama saat ujian. Dengan demikian mahasiswa dilatih untuk disiplin, tertib, dan tidak mengambil hak orang lain,” ungkapnya, Senin (24/3).
Usai ujian, lanjut Satria, setiap rincian nilai mahasiswa akan ditempel di papan pengumuman. Sehingga setiap mahasiswa dapat dengan mudah mengetahui asal muasal nilai akhir yang ia peroleh pada mata kuliah yang diambil. Tujuannya agar ada transparasi. Jika terjadi kesalahan mahasiswa dapat mengajukan koreksi sehingga nilai mahasiswa yang nantinya dientri dalam sistem administrasi akademik (siakad) universitas sudah final atau minim perbaikan.
Seluruh aktivitas karyawan di kampusnya pun dipandu oleh lembaran instruksi kerja yang berisi daftar atau target-target yang harus mereka capai dengan indikator satuan waktu. Jika sudah tercapai maka list indikator kerja akan dikroscek melalui chekclist.
“SOP yang dibangun merupakan cerminan dari penerapan ISO9001:2008 yang telah kita miliki sejak 2010 lalu. Dan dalam bekerja, kita menerapkan PDCA atau plan, do, check, action. Artinya semua yang dilakukan direncanakan dan dievaluasi. Sistem ini kita buat sendiri dan mungkin belum ada di fakultas-fakultas lain,” kata dia.
Agar seluruh prosedur dapat berjalan dengan fungsi kerja maka FEB secara berkala melakukan audit baik secara intenal maupun eksternal. “Jika ada temuan minor maka muaranya adalah evaluasi atau perbaikan. Jika temuanya mayor maka sertifikat ISO-nya akan dicabut,” pungkasnya.[] Inay
