Pendaftaran dan seleksi dilakukan dalam 3 tahap, yakni: Tahap pertama, pendaftaran ditutup tanggal 28 November 2008, dan seleksi direncanakan pada bulan Desember 2008. Tahap kedua, pendaftaran ditutup tanggal 27 Februari 2009, dan seleksi direncanakan pada bulan Maret 2009. Tahap ketiga, pendaftaran ditutup tanggal 29 April 2009, dan seleksi direncanakan pada bulan Mei 2009.
Bagi peserta yang belum mulai studi, pendaftaran dilakukan secara kolektif melalui perguruan tinggi tempat bekerja.
Setiap pelamar melengkapi :
1. Form A dari Direktorat Ketenagaan Ditjen Pendidikan Tinggi yang telah diisi.
2. Letter of Acceptance dari perguruan tinggi yang terakreditasi;
3. Fotocopy ijasah S1 bagi pelamar jenjang S2 dan S2 bagi pelamar jenjang S3;
4. Bukti kemampuan berbahasa Inggris (TOEFL/IELTS), Jerman, Perancis, Jepang atau bahasa lain, sesuai tempat studi (tidak lebih dari dua tahun terakhir);
5. Khusus untuk pelamar S3 melampirkan rencana riset yang telah disetujui calon pembimbing di luar negeri;
6. Surat pengantar dari pimpinan perguruan tinggi
Bagi mereka yang sedang studi di luar negeri, pendaftaran dilakukan melalui perguruan tinggi tempat bekerja (diberi pengantar oleh pimpinan perguruan tinggi, baik secara individual atau kolektif), dengan kelengkapan :
1. Seperti butir 1, 3 dan 4 tersebut di atas;
2. Laporan kemajuan studi yang diketahui/disahkan oleh pembimbing
3. Rencana penyelesaian studi.
Bagi pelamar beasiswa tahun 2008 yang belum mendapatkan beasiswa, perlu memperbaharui lamaran dengan kelengkapan :
1. Form A dari Direktorat Ketenagaan Ditjen Pendidikan Tinggi yang telah diisi dengan data terbaru
2. Kelengkapan lain sesuai dengan posisi masing-masing (masih belum berangkat atau sedang studi di luar negeri) yang pada tahun 2008 belum atau kurang lengkap. Untuk memudahkan, diharapkan mengirim copy baru dari kelengkapan tersebut.
Berkas pendaftaran dikirim ke alamat :
Direktur KetenagaanGedung D Lantai 5 Komplek DepdiknasJalan Jenderal Soedirman Pintu I - Senayan, Jakarta 10270Telp./Faks : (021) 57946052/53Sumber informasi ini selengkapnya diperoleh dari
Direktorat Ketenagaan Dikti 
Dalam rangka peningkatan mutu dosen, Direktorat Ketenagaan Ditjen Pendidikan Tinggi membuka pendaftaran beasiswa S2 dan S3 luar negeri untuk tahun 2009, bagi dosen tetap PTN, dosen DPK dan dosen tetap PTS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Beasiswa untuk program S2 selama 2 tahun, dan program S3 selama 3 tahun.